التركيز على تسليم المشروع
تتمثل إحدى الحجج ضد استخدام منهجيات إدارة المشروع في أنها تتمحور حول العملية بشكل كبير مما يؤدي إلى كميات هائلة من وثائق المشروع التي هي ببساطة غير عملية أو مرغوبة في
المشاريع الصغيرة.
هذه حجة قوية وأي طريقة تركز على إنتاج الوثائق على حساب تقديم الفوائد التجارية الحقيقية للمشروع ستكون عائقًا وليس منفعة. بعد كل شيء ، فإن اسم اللعبة في إدارة
المشاريع هو تقديم أهداف العمل ، وليس إنتاج رزم من المستندات.
هناك مناقشة مستمرة ونشطة داخل مجتمع تطوير البرمجيات حول أفضل طريقة لإنتاج البرمجيات في المشاريع. في الآونة الأخيرة ، جادل بعض المتخصصين في البرمجيات من أجل أساليب أكثر مرونة لإنتاج البرامج بدلاً من الأساليب الثقيلة الأكثر تقليدية التي تركز على إنتاج كميات هائلة من الوثائق.
تركز الأساليب الرشيقة على تسليم البرامج بدلاً من التوثيق. مع وضع هذا في الاعتبار ، أعتقد أن مديري
المشاريع في كل مكان يمكنهم تعلم شيء من الأساليب الرشيقة المستخدمة في تطوير البرمجيات. باختصار ، يقودنا هذا إلى التركيز على تسليم المشروع بدلاً من توثيقه ، على الرغم من أن الاختيار الحاسم الذي يحتاجه مديرو
المشاريع في كل مكان هو ما هو مقدار التوثيق الضروري حقًا؟
قراءة المزيد علي:
طريقة عمل دراسة جدوى
تطبيق أفضل الممارسات
أنا من أشد المؤمنين في الإنتاج بالقدر الذي يتطلبه المشروع فقط. لا شئ اكثر و لا شئ اقل. القاعدة الأساسية البسيطة هي: إذا كانت مفيدة في مساعدتنا على تحقيق أهداف العمل الخاصة بالمشروع ، فقم بإنتاجها ، وإذا لم تكن مفيدة في مساعدتنا على تحقيق أهداف العمل الخاصة بالمشروع ، فلا تضيع الوقت في الإنتاج. هو - هي. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، أعتقد أنه في جميع
المشاريع ، من الأفضل على الأقل تطبيق أفضل ممارسات إدارة المشاريع.
دعونا ننظر في أفضل الممارسات بدورها ونرى ما إذا كانت النفقات العامة المفقودة في تطبيق أفضل الممارسات تستحق الفوائد التي يمكن اكتسابها أم لا.
تحديد الأهداف والنطاق
حتى في أصغر مشروع ستكون هناك أهداف يجب تحقيقها. بصفتك مدير مشروع ، من مصلحتك تحديد ماهية هذه الأهداف حيث من المحتمل أن يتم تقييمك بشأن ما إذا كان المشروع يلبي هذه الأهداف. تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن المشروع يلبي هذه الأهداف وأنت مسؤول عن ذلك. باختصار ، المسؤولية تتوقف معك.
لنفترض الآن أنك لا تحدد وتكتب ما هي الأهداف ، فستكون دائمًا تحت رحمة أي رئيس يقرر أنه حصل عليها من أجلك. مجموعة الأهداف المحددة والموثقة هي بوليصة التأمين الخاصة بك ضد مديرك الذي يأتي لاحقًا ويقول إنك لم تحقق الأهداف.
قراءة المزيد علي:
دراسات جدوى مشاريع
ومع ذلك ، هناك سبب آخر يجعلك ما زلت بحاجة إلى تحديد وتوثيق الأهداف حتى في مشروع صغير. أنت ترغب في تلبية احتياجات أصحاب المصلحة لأن هذا هو ما تدفع لك للقيام به كمدير للمشروع. إذا لم يتم تحديد الأهداف ، فلن تتمكن من تلبية تلك الاحتياجات من خلال مشروعك.
وبالمثل مع تحديد النطاق. النطاق يشكل حدود مشروعك. إذا لم تحدد ماهيته ، فمن المحتمل أنه سينمو وينمو مع تقدم المشروع ، وعلى الرغم من أنك ربما تكون قد بدأت في إدارة مشروع صغير جدًا ، إلا أنه قبل فترة طويلة يمكن أن يصبح مشروعك أكبر بكثير مما كان عليه عندما بدأت.
ما زلت بحاجة إلى توثيق من هم أصحاب المصلحة في مشروع صغير أيضًا. من خلال تحديد من هم ، يمكنك التأكد من أنك تغطي جميع احتياجاتهم عند تحديد الأهداف والمخرجات.
تحديد المخرجات
سيضطر شخص ما إلى تنفيذ العمل الفعلي لإنتاج كل ما يتم تسليمه من مشروعك. حتى لو كانت المخرجات صغيرة ولا تستغرق الكثير من الوقت لإنتاجها ، فلا يزال يتعين تدوينها. من خلال توثيق هذه الأشياء ثم مطالعتها من قبل الآخرين يسمح بإيجاد الأخطاء. يجب أن يكون هدفك هو توثيق مجموعة أوصاف مفصلة وكافية للمنتجات التي سيتم تسليمها.
قراءة المزيد علي:
دراسة جدوى مشروع تصنيع كمامات طبية
سيتم بعد ذلك استخدام هذه الأوصاف من قبل الأشخاص الذين سينتجون المخرجات. حتى لو لم تأخذ هذه الأوصاف أكثر من صفحة من النص ، فمن المهم كتابتها بطريقة واضحة لا لبس فيها. إذا لم تقم بتدوين وصف ، فهذا يعني أن الشخص الذي يقوم بالتسليم يمكنه تفسير ما هو مطلوب بطرق غير متوقعة والتي لن تؤدي إلا إلى العمل الذي يتم إنجازه لاحقًا لتصحيح الأخطاء. لذلك ، قم دائمًا بتحديد وتوثيق المخرجات.
تخطيط المشروع
إذا كنت ستصعد جبل إيفرست ، فلن تفعل ذلك أبدًا بدون قدر كبير من التخطيط. حتى لو صعدت التل في الجزء الخلفي من منزلك ، فمن المحتمل أن يكون هناك البعض
Y]hvm hglahvdu hgwydvm